Políticas de Tratamiento de Datos Personales

I. ASPECTOS GENERALES

1. DERECHO DE HABEAS DATA.

El Art.15 de la Constitución Política establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. El 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “Ley General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha sido recolectada en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley General es Titular la persona natural. Solamente, en situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional en la Sentencia C- 748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica. Junto con el Decreto 1377 de 2013, trae unas garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este documento consiste en desarrollar dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de Responsables del tratamiento de datos personales.

2. INFORMACIÓN GENERAL PORTAL WWW.CIENCUADRAS.COM

El sitio WWW.CIENCUADRAS.COM es propiedad de Richnestt S.A.S, empresa identificada con NIT: 900.311.092-7, con domicilio en la Carrera 13 No. 26 – 45, Piso 17; en la ciudad de Bogotá D.C. Colombia, que hace parte del Grupo Bolivar y comparte con la compañías del grupo algunos aspectos de estructura administrativa y procesos. Esta política de tratamiento es parte integrante de los Términos y Condiciones de CIENCUADRAS y está vigente desde 09 de Mayo de 2017. WWW.CIENCUADRAS.COM en desarrollo de sus actividades ha identificado los datos que administra en particular su recolección, conservación, uso, circulación y disposición final para los fines propios de la relación comercial, así como los productos y servicios ofrecidos por CIENCUADRAS, y las compañías que hacen parte del Grupo Bolivar. En adelante WWW.CIENCUADRAS.COM será nombrada como CIENCUADRAS.

3. APLICACIÓN

Esta política se aplicará a todo Tratamiento de Datos Personales realizados a través de CIENCUADRAS, su aplicación móvil, o cualquier otro mecanismo desarrollado por éste, sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que CIENCUADRAS acuerde en todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales sea responsable.

4. ALCANCE

Todos los funcionarios de CIENCUADRAS quedan cubiertos bajo esta política. CIENCUADRAS adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas, para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales, conozcan la nueva Ley y las disposiciones adoptadas por CIENCUADRAS para asegurar su cumplimiento. Así mismo, a nuestros aliados comerciales, proveedores y contratistas que tengan acceso a los datos personales de Titulares que los hayan suministrado a CIENCUADRAS, se les exigirá el cumplimiento de la Ley y de esta política.

5. DEFINICIONES.

Con el fin de que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley General, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley Especial.

Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Clasificación de los datos bajo la Ley Especial: privados, semiprivados y públicos.

El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

El dato semiprivado es aquel que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Especial.

El dato público es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley Especial. La Ley Especial incluyó como ejemplo de este tipo de datos los relativos al estado civil de las personas, los que consten en documentos públicos y en sentencias ejecutoriadas.

Clasificación de los datos bajo la Ley General: públicos y sensibles. La definición de los privados y semiprivados será la de la Ley 1266 de 2008.

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

El dato público en ambas leyes ha sido definido de manera residual, como aquel que no es semiprivado, privado o sensible.

Por su parte, la Ley General en su decreto reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013, adicionó a los ejemplos ya mencionados por la Ley Especial, los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación

II. PRINCIPIOS

En el desarrollo de sus actividades comerciales CIENCUADRAS recolectará, conservará, utilizará, compartirá, tratará y transmitirá Datos Personales. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por CIENCUADRAS, quien actúa como Responsable de la misma, deberá dar cumplimiento a los principios y reglas establecidos en la Ley y en la Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley. CIENCUADRAS recolectará los datos de carácter personal de los usuarios del sitio. Para efectos de la política de tratamientos se entenderán como datos de carácter personal todos los datos suministrado por los titulares a CIENCUADRAS al momento de registrarse como usuarios del sitio, o al consultar los mismos; entre ellos, pero sin limitarse a los mismos: nombres y apellidos, razón social, seudónimos, nombres de usuario, fotografías, tipo y número de identificación, teléfonos, domicilio, direcciones de correspondencia, correos electrónicos, sitios web, blogs, contraseñas utilizadas en el portal, direcciones IP, datos bancarios como números de cuentas, tarjetas débito o crédito, etc. Todos los datos de carácter personal recabados por CIENCUADRAS constituyen información relevante para el funcionamiento del sitio. En la relación entre CIENCUADRAS y sus usuarios no recolectará datos sensibles o de menores de edad.

2.1 PRINCIPIOS RECTORES: A continuación, se relacionan los principios contenidos en la Ley General y en su decreto reglamentario: Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012; Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley. Necesidad y proporcionalidad. Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados; Temporalidad o caducidad. El período de conservación de los datos personales será indefinido en el que el usuario continúe válidamente registrado como tal.

2.2 DESARROLLO PRINCIPIOS:

Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales requiere la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla.

Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular del Dato, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. CIENCUADRAS recaudará de manera estricta los datos de carácter personal que sean necesarios para el correcto y fluido funcionamiento del sitio, de forma que pueda recibir la información comercial y/o publicitaria relacionada en el portal. El registro de cada usuario y la entrega de datos de carácter personal es voluntaria. El usuario asegura y se compromete a entregar información veraz, actualizada, precisa y comprobable a WWW.CIENCUADRAS.COM.

Frente a la entrega que haga el usuario de información falsa, inexacta o desactualizada, el usuario libra de cualquier responsabilidad a CIENCUADRAS o los terceros autorizados por el usuario.

De manera general, las principales finalidades del Tratamiento de Datos Personales por parte de CIENCUADRAS son, pero no se limitan a:

a) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de CIENCUADRAS.

b) Cumplir los procesos internos de CIENCUADRAS en materia de administración de proveedores y contratistas.

c) Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de WWW.CIENCUADRAS.COM y con las actividades realizadas por CIENCUADRAS conforme a su naturaleza jurídica de portal web para publicidad inmobiliaria. Como consecuencia de ello, CIENCUADRAS tendrá como finalidades para el Tratamiento de los Datos Personales, entre otras, las siguientes: Realizar la publicación de inmuebles para venta o arriendo solicitada por el usuario. Permitir el acceso y salida de los usuarios de sus cuentas. Administrar las cuentas de los usuarios y permitir la consulta de la información alojada en CIENCUADRAS. Desarrollar actividades de conocimiento del perfil comercial del cliente, campañas comerciales, publicitarias y de marketing, relacionadas con productos y servicios de CIENCUADRAS y del Grupo Bolívar. Re-direccionar al usuario a las páginas web del Grupo Bolívar y/o terceros a través de hipervínculos, las cuales tienen sus propias Política de Tratamiento y Procedimientos de Datos Personales, de ahí que no se rigen por las presentes políticas. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes y usuarios. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios, productos, ofertas, activaciones, lanzamientos, novedades, alianzas comerciales así como los de las empresas del Grupo y terceros que tengan vínculo con CIENCUADRAS, a través de correo electrónico, dirección de correspondencia, o teléfono móvil Proveer nuestros productos y servicios. Pagar cuentas y realizar pagos electrónicos. Responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos y/o prestados por CIENCUADRAS. Realizar estudios con fines estadísticos y de conocimiento del cliente. Informar sobre cambios de la Políticas para el Tratamiento de Datos Personales. Transmitir a terceros que provean a CIENCUADRAS servicios tecnológicos, administrativos, logísticos, de distribución, e-mail marketing, contact center y o cualquier otro servicio que requiera CIENCUADRAS para el buen desarrollo del servicio siempre y cuando el tercero cumpla con las Política de Tratamiento de datos Personales como Encargado. Para definir relaciones contractuales o comerciales con proveedores, empleados y demás personas de quien se obtengan datos personales. La base de datos de recursos humanos busca tener actualizada la información de funcionarios con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada. Igualmente, sus datos de contacto pueden ser compartidos con las entidades vinculadas con el fin de que nuestros empleados puedan tener acceso a los beneficios que se reportan al adquirir productos o servicios. Para las actividades de bienestar es posible que se reciban los datos de los hijos de los empleados, cuyo uso estará exclusivamente enfocado a hacerlo participe de la actividad lúdica correspondiente. En caso de tratarse de ex empleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo titular su información durante el término establecido en la ley laboral. Y de manera general, para el desarrollo de actividades relacionadas con la correcta ejecución del objeto de CIENCUADRAS y demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento. CIENCUADRAS utiliza en el funcionamiento de su sitio web cookies, aplicaciones y funcionalidades de distinto tipo para personalizar la experiencia de los usuarios, identificando sus preferencias y búsquedas. En algunos casos, estas aplicaciones se descargarán automáticamente en los dispositivos desde los que accedan los usuarios; quienes tendrán la libertad de borrarlas en cualquier momento.

2.3 AUTORIZACIÓN GENERAL

Los usuarios autorizan a CIENCUADRAS para recolectar, administrar, conservar, utilizar y compartir sus datos personales de acuerdo a los fines y excepciones establecidos en la presente política de tratamiento de datos. Una vez recabados los datos personales, CIENCUADRAS queda autorizado para almacenarlos, es decir, mantener esos datos en sus servidores y sistemas, y para utilizarlos dentro del funcionamiento ordinario del sitio. Igualmente, se otorga una autorización a CIENCUADRAS para que en cumplimiento de los fines de funcionamiento del sitio y los servicios ofrecidos entregue la información de datos personales a terceros para su tratamiento, tales como prestadores de servicios de alojamiento, registro o conexión, entidades financieras o aseguradoras, intermediarios bancarios, entidades o centrales administradoras de riesgo, con el fin de reportar cualquier obligación incumplida del usuario frente a CIENCUADRAS. De la misma forma, se otorga autorización a CIENCUADRAS para ceder los datos de carácter personal a terceras personas naturales o jurídicas, civiles o comerciales, quienes a su vez sean clientes de CIENCUADRAS y con quienes se deba contactar con el fin de alcanzar los fines propios de los servicios de CIENCUADRAS, tales como, pero sin limitarse a ellos, el contacto entre comprador y vendedor, el contacto entre arrendador y arrendatario, contacto entre clientes e intermediaros comerciales interesados en ofrecer productos o servicios relacionados con la información entregada por cada cliente, tales como agencias o intermediarios inmobiliarios, entidades financieras o aseguradoras, prestadores de servicios comerciales relacionados directamente con bienes inmuebles, el aviso clasificado o la información personal publicada. Igualmente, se otorga autorización para que CIENCUADRAS entregue los datos de carácter personal a las empresas que integran el Grupo Bolivar. CIENCUADRAS buscará que aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se les entreguen los datos, cumplan con los mismos estándares de protección de datos de carácter personal. CIENCUADRAS ante la solicitud de una autoridad judicial o administrativa competente, entregará la información de carácter personal que le sea debidamente solicitada, realizando la correspondiente anotación en el registro donde se encuentra dicha información almacenada.

III. DERECHOS DE LOS TITULARES

3.1 DERECHOS:

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a CIENCUADRAS o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Solicitar evidencia de la Autorización otorgada a CIENCUADRAS, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria Presentar solicitudes ante CIENCUADRAS o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de CIENCUADRAS, en cualquier momento, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento CIENCUADRAS o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Estos derechos deberán ser informados al Titular de los Datos Personales toda vez que su Autorización sea solicitada para el Tratamiento de los mismos, de acuerdo con la Ley. Al aceptar los términos y condiciones de CIENCUADRAS, los usuarios están concediendo la autorización solicitada por la ley para recabar y utilizar sus datos de carácter personal de acuerdo a la presente política de tratamientos. Quien no acepte los términos y condiciones, de WWW.CIENCUADRAS.COM no podrá registrarse como usuario. La presente política de tratamiento constituye la copia de la autorización otorgada por los usuarios; así mismo, CIENCUADRAS guardará copia de las versiones anteriores de las políticas de tratamiento.

3.2 VIGENCIA

La vigencia de la autorización otorgada por el usuario a CIENCUADRAS se contará desde el momento de la aceptación de los términos y condiciones, hasta un plazo indefinido en el que el usuario continúe válidamente registrado como tal.

3.3 ACTUALIZACIÓN DE LOS DATOS Es obligación y responsabilidad de los usuarios mantener actualizada la información de carácter personal contenida y registrada en su cuenta de usuario en WWW.CIENCUADRAS.COM. En virtud de dicha obligación los usuarios se comprometen a actualizar la información por ellos aportada a CIENCUADRAS en caso que la información registrada presente cambios. Igualmente es responsabilidad de los usuarios mantener las condiciones de seguridad de su cuenta, registro, contraseña y datos bancarios en CIENCUADRAS . CIENCUADRAS no se responsabiliza por el uso indebido que el usuario haga de su contraseña, accediendo en lugares o sistemas inseguros, o permitiendo el acceso a la cuenta por parte de terceros. Las contraseñas escogidas por los usuarios son personales e intransferibles; cada usuario se compromete a conservar secretas tales contraseñas.

IV. OBLIGACIONES

4.1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Garantizar a través de los canales de atención establecidos de este Manual, para los Titulares de datos, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. CIENCUADRAS conservará las autorizaciones otorgadas por los Titulares en el archivo custodiado por la Gerente de Tecnología cuando éstas conste en medio magnético, de manera telefónica y a través de la página web o correo electrónico. CIENCUADRAS informara acerca de la finalidad de la recolección tanto en los Términos y Condiciones, Política de Tratamiento de Datos Personales y Políticas de Privacidad, al momento del registro o interacción con los sistemas de CIENCUADRAS. CIENCUADRAS informará que el uso que hace de los datos es el correspondiente al desarrollo de sus relaciones comerciales o contractuales establecidas con los clientes y usuarios, así como indicará que podrá utilizar los datos personales suministrados para el desarrollo de las actividades propias de CIENCUADRAS. Igualmente señalar que solicita el consentimiento del cliente para hacerle envío de información comercial referida a los productos y servicios ofrecidos por ésta, así como para que las compañías del Grupo Bolivar y/o terceros puedan enviar publicidad sobre sus productos y servicios, los cuales complementarían el portafolio de servicios. Incluir en la Politica de Privacidad que se publicará en la página web de CIENCUADRAS los derechos que le asisten al Titular de la información, y así se le indicará al momento de obtener el consentimiento por parte de aquel. Implementar las medidas de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado. Para garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible se han establecido controles que permiten determinar la última fecha de actualización de la información, la consolidación de todos los datos existentes correspondientes a un Titular, y el deber de verificar por parte de la Gerencia que establece los términos de entrega de la información que la misma cumpla con tales características. Así mismo, los contratos que se celebren con los Encargados del Tratamiento establecerán mecanismos sencillos pero eficientes de validación de datos, con el fin de procurar en todo momento el uso actualizado y adecuado de la información.

4.2. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

En atención a que la mayoría de las obligaciones establecidas en la calidad de Encargado coinciden con las señaladas en la calidad de Responsable, solamente se hará referencias expresa en este numeral a las que no quedaron listadas en el Numeral 4.1. de este Instructivo. Existirán canales eficientes que permitan que las actualizaciones de la información realizadas por el Responsable se reciban y tramiten en el término de cinco (5) días hábiles previsto en la Ley. Estos estarán referidos a un correo electrónico y al contacto telefónico generado desde el Área competente. Cuando exista información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se impartirán las instrucciones correspondientes por parte de la Gerencia Jurídica con el fin de que ésta no sea circulada. Se permitirá el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley para ello. Para estos efectos se establecerá de manera clara los requisitos que deben cumplir las Autoridades Judiciales y Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la identificación clara de las funciones en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el número asignado a la investigación que se adelanta; así como los que deben cumplir los Titulares, apoderados o causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se requieran.

V. CONSULTAS, QUEJAS, RECLAMOS Y PETICIONES

Los usuarios podrán consultar su información de carácter personal almacenada por WWW.CIENCUADRAS.COM en cualquier momento en la sección Mis datos ubicado en el portal WWW.CIENCUADRAS.COM, no obstante podrá enviar la solicitud a través del correo cliente@ciencuadras.com o físicamente a la Carrera 13 No. 26-45 Piso 17 que responderá dicha solicitud bajo las condiciones y los plazos definidos a continuación:

5.1. CONSULTAS.

Los Titulares deberán acreditar su identidad mediante comunicación escrita acompañada de copia de la correspondiente cedula de ciudadanía del solicitante. Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando la partida de defunción y/o copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión, copia de su documento de identidad y del causahabiente. Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad. Una vez que LA COMPAÑÍA reciba la solicitud de información por el canal señalado, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare. Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles. En el evento en que CIENCUADRAS considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

5.2. RECLAMOS.

El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por LA COMPAÑÍA amerita corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante CIENCUADRAS o el Encargado, en los siguientes términos: El reclamo se formulará por escrito ante CIENCUADRAS o el Encargado del Tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En el caso en que CIENCUADRAS o el Encargado a quien se dirija no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Si CIENCUADRAS no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular. Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles. El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.3. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la SIC a formular una queja. Los usuarios podrán consultar su información de carácter personal almacenada por WWW.CIENCUADRAS.COM en cualquier momento; para tal fin deberán enviar la solicitud a través del correo sac@ciencuadras.com o a la Carrera 13 No. 26-45 Piso 17 que responderá dicha solicitud en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Igualmente, los usuarios podrán solicitar la corrección, actualización o modificación de sus datos de carácter personal; esta petición se deberá notificar a CIENCUADRAS indicando la descripción de los hechos que dan lugar a la petición. CIENCUADRAS responderá tal petición en un plazo máximo de quince (15) hábiles. Las consultas y peticiones deberán ser realizadas directa y personalmente por el usuario titular de la información. CIENCUADRAS podrá solicitar información adicional o utilizar cualquier herramienta que considere pertinente para verificar la identidad del titular que solicita la información o el cambio.

6. SEGURIDAD

Las Bases de Datos de CIENCUADRAS se encuentran sometidas a protocolos de seguridad (medios físicos y técnicos utilizados para mantener los Datos Personales en condiciones de seguridad) que buscan proteger los Datos Personales frente al acceso no autorizado, adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento. En caso de que haya alguna violación a las medidas de seguridad y exista riesgos en la administración de la información de los titulares la Gerencia de Tecnología deberá informar inmediatamente al Gerencia Jurídica de CIENCUADRAS, quienes deberán poner la situación en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio inmediatamente.

7. MODIFICACIONES

Este Manual podrá ser modificado por parte de CIENCUADRAS, y hará parte de los contratos que celebren CIENCUADRAS.