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AVISO DE PRIVACIDAD SERVICIOS BOLÍVAR S.A.



INTRODUCCIÓN

SERVICIOS BOLÍVAR S.A. (en adelante LA COMPANÍA) propietario del portal WWW.CIENCUADRAS.COM, su aplicación móvil, o cualquier otro mecanismo desarrollado por éste, identificada con NIT: 900.311.092-7, .con domicilio en la Dirección física: Avenida Calle 26 # 69 76 Torre 1 Piso 13 Centro Empresarial Elemento de la ciudad de Bogotá D.C. Colombia, la cual es una compañía integrante del Grupo Empresarial Bolívar.

Este Aviso de Privacidad parte integral de los Términos y Condiciones de CIENCUADRAS y está vigente desde 09 de mayo de 2017. WWW.CIENCUADRAS.COM en desarrollo de sus actividades ha identificado los datos que administra en particular su recolección, conservación, uso, circulación y disposición final para los fines propios de la relación comercial, así como los productos y servicios ofrecidos por esta plataforma, y las compañías que integran el Grupo Empresarial Bolívar.

LA COMPAÑÍA. pone en conocimiento el presente Aviso de Privacidad a sus clientes, usuarios, funcionarios, proveedores y demás personas que le suministren información personal con el fin de dar efectivo cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la protección y el adecuado Tratamiento de la información personal que ésta administre o pueda llegar a administrar de terceros.

El Aviso de Privacidad es de carácter obligatorio para LA COMPAÑÍA. en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos personales, así como para los Encargados que realizan el Tratamiento de datos por parte de compañía. Tanto el Responsable como los Encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan Datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento de las mismas aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

En LA COMPAÑÍA tratamos sus Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, es por eso que velará por el correcto uso de sus Datos Personales con el fin de facilitar la prestación de los servicios ofrecidos, así como de las relaciones contractuales establecidas, y poder ofrecerle a nuestros Grupos de interés la mejor experiencia en la interacción con nuestros productos y servicios.

En desarrollo de su objeto social trata información proveniente de clientes, usuarios, talento humano, proveedores y en general terceras personas naturales.

LA COMPAÑÍA realiza actividades de Tratamiento especialmente enfocadas en:

a. La recolección de datos de clientes, usuarios, talento humano, proveedores y en general terceros para el registro registro de usuarios en la plataforma digital, información de funcionarios y proveedores para el desarrollo de la relación laboral y contractual, respectivamente y para el perfeccionamiento de las demás relaciones contractuales con las demás personas que conforman sus Grupos de interés.

b. El almacenamiento de la información generada en desarrollo de la relación establecidas entre LA COMPAÑÍA y sus Grupos de interés a través de sus canales, así como la derivada de sus contratos laborales, de prestación de servicios, y demás requeridos para el desarrollo de su objeto social y el Tratamiento de la información se puede hacer en Colombia o en otros países considerados.

FINALIDADES

A continuación, se enuncian las finalidades del Tratamiento de Datos Personales:

1.1.1. Finalidades previstas para los datos obtenidos de los Clientes y/o Usuarios del servicio

a. Permitir el uso y acceso a las diferentes plataformas, aplicaciones, canales virtuales y digitales de la Compañía.

b. Enviar comunicaciones o mensajes relacionados con el uso de las diferentes plataformas, aplicaciones, canales virtuales y digitales y los productos y/o servicios que adquiero en las mismas.

c. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad profesional y financiera y al comportamiento comercial del titular de los datos, lo cual incluye consultar en fuentes públicas y privadas que actúen de manera legítima y validar las referencias personales y comerciales. Este fin puede implicar obtener información biométrica como imágenes, voz, reconocimiento facial y firma digital. Los datos aquí referidos se consideran sensibles y en tal razón se le informa que su respuesta es facultativa, al tiempo que se le indica que por la naturaleza de los servicios se hacen indispensables.

d. Acceder, publicar y/o recibir los servicios ofrecidos por La Compañía y/o aliados con los que se tenga convenio, lo cual implica tratar datos de ubicación, contacto, toma de imágenes, información relacionada con el servicio, dentro de la cual puede haber datos de menores de edad y datos sensibles y en tal razón se le informa que su respuesta es facultativa, al tiempo que se le indica que por la naturaleza de los servicios se hacen indispensables. No obstante, La Compañía aclara que, si se requieren para la efectiva prestación del servicio, y no se proveen, no se podrían prestar los servicios a los usuarios.

e. Informar y comunicar la disponibilidad de los productos y servicios, horarios, puntos de atención, políticas de cancelación, y demás información relacionada con los mismos.

f. Desarrollar las actividades propias de los contratos celebrados y/o servicios contratados, entre ellas el envío de información relevante para su vinculación, ejecución y terminación.

g. Realizar seguimiento a la prestación y venta de productos y/o servicios adquiridos en las plataformas.

h. Facilitar o tramitar el pago de los servicios que generan cobro, reportar los pagos realizados por los Clientes y/o Usuarios y llevar registros contables. Así como reportar los pagos realizados por los Clientes y/o Usuarios derivados de la prestación del servicio a través de las plataformas.

i. Conocer la experiencia del servicio, los gustos y preferencias de los usuarios a través de encuestas y/o estudios de investigación, para así complementar la oferta de valor o desarrollar productos y/o servicios que atiendan a sus necesidades.

j. Comunicar o publicar las opiniones y valoraciones del servicio que hayan sido efectuadas por parte de los Usuarios, para lo cual se podrá utilizar información que los identifique en su perfil

k. Enviar al correo físico o electrónico, al celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información sobre los servicios que presta, los eventos que programe La Compañía, información comercial y/o publicitaria relacionada con el servicio que ofrece, lanzamientos y novedades, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar e informar.

l. Desarrollar alianzas con terceros para el ofrecimiento de beneficios que permitan enriquecer su oferta, preservando la confidencialidad de los Datos Sensibles, por lo cual solamente se compartirán para este fin los datos de gustos, preferencias y datos de contacto necesarios.

m. Transferir o transmitir los datos personales dentro o fuera del país a terceros con los cuales La Compañía haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregarlos para el cumplimiento del objeto social y/o contractual.

n. Compartir la información de contacto con las empresas que hacen parte del Grupo Empresarial Bolívar cuyo listado está disponible en la plataforma digital www.grupobolivar.com, opción "Nuestras Compañías" y así recibir ofertas de productos y servicios a través de los datos de contacto que ha suministrado, que le puedan resultar de interés, en especial financieros, de seguros, valores, inmobiliarios, hoteleros de servicios y editoriales. Así como para ser invitado(a) a actividades y eventos o para dar trámite a solicitudes realizadas y que sean gestionadas por alguna de las compañías del grupo.

o. Realizar estudios con fines estadísticos y de conocimiento del Usuario del servicio.

p. Personalizar la experiencia de los Usuarios del servicio, identificando sus preferencias y búsquedas a través de la recolección de cookies en sus páginas web y aplicaciones. Los Usuarios del servicio tendrán la libertad de borrar el historial de cookies en cualquier momento.

q. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de La Compañía.

r. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, que sean comunicadas a los Titulares al momento de la recolección de los Datos Personales y autorizadas por éstos.

1.1.2. Finalidades previstas para los datos obtenidos de los proveedores personas naturales

a. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores. En caso de ser vinculado, los datos se utilizan para el desarrollo de la relación comercial, entre ellas el envío de información relevante para celebrar el contrato, su ejecución y terminación lo cual incluye la finalidad de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas, y por ende la localización, ubicación y contacto. Así como, el de efectuar auditorías de servicio.

b. Informar acerca de las actividades, campañas o capacitaciones que puedan resultar de su interés y comunicar los protocolos de servicio de La Compañía.

c. Constatar y recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los Titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés.

d. Llevar registros contables. Así como, provisionar y efectuar el pago de los servicios prestados.

e. Compartir la información de contacto con las empresas que integran el Grupo Empresarial Bolívar cuyo listado está disponible en la plataforma digital www.grupobolivar.com, opción "Nuestras Compañías" para validar las referencias, calidad, desempeño y para hacerlo partícipe de procesos de selección de proveedores por parte de éstas.

f. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos personales y autorizadas por éstos.

1.1.3. Finalidades previstas para los datos obtenidos de los candidatos, empleados y ex empleados

En relación con los candidatos:

a. La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que La Compañía los evalúe y se forme una opinión sobre las calidades de la persona. Así como, para adelantar todo el proceso de selección, lo que incluye práctica de pruebas, y demás requisitos establecidos para poder ser vinculado.

b. La información recolectada durante el proceso servirá para validar si la persona cumple con los requisitos establecidos por La Compañía para ser vinculado.

c. Los datos de contacto se utilizarán para comunicarle los avances del proceso.

d. En aquellos casos en que el candidato no resulte elegido se le informará oportunamente y la información permanecerá en las bases de datos de candidatos y podrán ser considerados en futuros procesos.

e. Así mismo, esta información podrá ser compartida con las demás empresas y entidades que integran el Grupo Bolívar buscando que el perfil del candidato sea conocido por éstas y tenga mayores posibilidades de ser vinculado a nivel de la organización.

En relación con los empleados:

a. Desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos durante su vinculación y de manera posterior a ello, si se requiere.

b. Hacerles partícipes de las actividades de bienestar previstas por La Compañía, siendo posible que se deba solicitar información Sensible o datos de menores de edad y de su grupo familiar, con el fin de hacerlos partícipes de los beneficios previstos debido a su vínculo con el empleado, invitarlos a actividades institucionales y cumplir con la normatividad en materia laboral. El suministro de la información Sensible es de carácter facultativo; y la de los menores de edad solamente podrá ser suministrada por sus representantes legales atendiendo al interés superior del menor.

c. Invitarlos a capacitaciones o eventos de la organización.

d. Validar la información que ha suministrado para su vinculación.

e. Control, seguimiento y cumplimiento de las obligaciones de La Compañía como empleador y de las obligaciones a cargo de los empleados.

f. Establecer acciones para implementar garantías de seguridad, protección, bienestar, centro de trabajo, condiciones de salud, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de empleados, control de exámenes médicos, estado de salud y condiciones del trabajador.

g. Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y de las bases de datos creadas con fines de gestión del recurso humano.

h. Llevar un historial de los empleados para la expedición de certificaciones.

i. Llevar el control del pago de la nómina, así como de las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.

j. Conocer información personal con ánimo de contactar a familiares en caso de emergencias que se presenten en el ejercicio de las labores desarrolladas por el empleado.

k. Efectuar el control de cumplimiento de horario laboral, así como el control de ingreso a las instalaciones para manejo de seguridad de los bienes de La Compañía y del personal, para lo cual se requieren los datos biométricos como imagen de los empleados (videovigilancia) y huella dactilar para acceso a las instalaciones.

l. Adelantar las labores de monitoreo y auditoría de los equipos y dispositivos suministrados para el cumplimiento de sus funciones, así como del uso que hagan de las redes, plataformas y demás infraestructura física y tecnológica suministrada o puesta a su disposición por La Compañía.

m. Realizar los registros contables, tributarios y demás requeridos por la ley.

n. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos personales.

Ex empleados:

a. Los datos de los exempleados se conservan con el fin de procurar el suministro de información a sus titulares, autoridades y entidades del sistema de seguridad social.

b. La Compañía podrá, en desarrollo de las finalidades señaladas, realizar el envío de mensajes cortos de texto (SMS), mensajes multimedia (MMS), correos electrónicos, correos físicos, realizar llamadas telefónicas, o la publicación de mensajes en redes sociales o medios digitales de comunicación creados o por crearse.

1.1.4. Finalidades previstas para el caso de video-vigilancia:

La información personal recolectada a través de las cámaras de videovigilancia de las personas que ingresan a las instalaciones de La Compañía tiene como propósito el control de acceso y la seguridad en las instalaciones y del personal que allí labora.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Son derechos del Titular de la Información: conocer, actualizar, rectificar y revocar la autorización. Esto último salvo disposición legal o contractual que impida la supresión. Para este fin, LA COMPAÑÍA pone a disposición los siguientes canales de comunicación:

Dirección física: Avenida Calle 26 # 69 76 Torre 1 Piso 13 Centro Empresarial Elemento de la ciudad de Bogotá D.C. y

Correo electrónico: datospersonales@serviciosbolivar.com

Línea de Atención Telefónica: Para llamadas desde cualquier celular #923 Opción 2 (CIENCUADRAS)

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