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MANUAL DE POLÍTICAS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE RICHNESTT S.A.



1. INTRODUCCIÓN

RICHNESTT S.A. propietario del portal WWW.CIENCUADRAS.COM, su aplicación móvil, o cualquier otro mecanismo desarrollado por éste, en adelante CIENCUADRAS, identificada con NIT: 900.311.092-7, con domicilio en la Carrera 13 No. 26 – 45, Piso 17; en la ciudad de Bogotá D.C. Colombia, la cual es una compañía integrante del Grupo Empresarial Bolívar.

Esta política de tratamiento es parte integral de los Términos y Condiciones de CIENCUADRAS y está vigente desde 09 de mayo de 2017. WWW.CIENCUADRAS.COM en desarrollo de sus actividades ha identificado los datos que administra en particular su recolección, conservación, uso, circulación y disposición final para los fines propios de la relación comercial, así como los productos y servicios ofrecidos por CIENCUADRAS, y las compañías que integran el Grupo Empresarial Bolívar. En adelante WWW.CIENCUADRAS.COM será nombrada como CIENCUADRAS o La Compañía.

CIENCUADRAS pone en conocimiento la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS (en adelante Política) a sus clientes, usuarios del servicio, funcionarios, proveedores y demás personas que le suministren información personal con el fin de dar efectivo cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la protección y el adecuado Tratamiento de la información personal que ésta administre o pueda llegar a administrar de terceros.

Esta Política es de carácter obligatorio para CIENCUADRAS en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos personales, así como para los Encargados que realizan el Tratamiento de datos por parte de compañía. Tanto el Responsable como los Encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan Datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento de las mismas aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.

2. ASPECTOS GENERALES

2.1 DERECHO DE HÁBEAS DATA

El artículo 15 de la Constitución política de Colombia, consagra en favor de todas las personas el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recolectada sobre ellas, en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En atención a las disposiciones vigentes en materia de Habeas Data, en particular la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CIENCUADRAS ha desarrollado su política de Tratamiento de la información y ha establecido los mecanismos necesarios para su protección, los cuales informa a través de este documento.

La Compañía, de conformidad con lo previsto en La Ley Estatutaria 1581 de 2012, ha establecido los fundamentos de su política con el fin de dar un Tratamiento legítimo, transparente y seguro a los Datos Personales de usuarios del servicio, talento humano, proveedores y en general terceros que suministre Datos Personales a CIENCUADRAS.

Así mismo, considera importante informar a los Grupos de interés, la existencia de la Ley 1273 de 2009, por medio de la cual se modificó el Código Penal, y se creó un nuevo bien jurídico tutelado - denominado “de la protección de la información y de los datos” y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

2.2 OBJETIVO

El objetivo de La Política es reflejar de manera clara y transparente la forma en que CIENCUADRAS hará el Tratamiento de los Datos personales que recolecta a través de la oferta de inmuebles para venta o arriendo, y demás datos tratados en desarrollo de su objeto social para el cumplimiento de las finalidades legítimas definidas por ella, aplicando principalmente los principios de necesidad, razonabilidad, circulación restringida, confidencialidad, seguridad, libertad, finalidad y legalidad.

Así como, informar sobre todos los aspectos de ley que son del interés de los Titulares, entre ellos: procedimiento y mecanismos para la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos, finalidades, alcance del Tratamiento, y medidas de seguridad, entre otros.

2.3 ALCANCE

La Política se hará aplicable única y exclusivamente al Tratamiento de los datos de carácter personal que posea en la actualidad CIENCUADRAS y a los que recolecte posteriormente a través de los diferentes servicios o productos ofrecidos por La Compañía, o que conozca en desarrollo de las relaciones contractuales con los Titulares que hacen parte de sus Grupos de interés.

2.4 OBJETO DE APLICACIÓN

La Política se aplica a las bases de datos que estén bajo la administración de La Compañía o puedan ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales con otras entidades del Grupo Bolívar o por relaciones desarrolladas mediante alianzas comerciales, convenios o eventos publicitarios. En el primer caso CIENCUADRAS actúa como responsable; en los demás pueden tener calidad de encargado o de responsable, dependiendo de si recibe la información de un tercero o si ellas mismas la obtienen.

La Política se aplica cuando el Tratamiento de los datos se dé en territorio colombiano. En aquellos casos en que el Tratamiento suponga la participación de un encargado no establecido en Colombia, se buscará que sus estándares y políticas permitan cumplir al responsable con los deberes fundamentales que tiene bajo el marco legal colombiano. Si se trata de un responsable, el tratamiento solamente podrá darse si se han cumplido los presupuestos establecidos en la normatividad colombiana.

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para CIENCUADRAS quien actúa como Responsable del Tratamiento de Datos personales.

2.5 DEFINICIONES

Para efectos de una suficiente comprensión de La Política, a continuación, se presentan las definiciones incluidas en el artículo 3º de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto reglamentario 1377 de 2013, así como las utilizadas en desarrollo de los servicios o productos ofrecidos por CIENCUADRAS las cuales deben ser tenidas en cuenta por parte de los Titulares de la información, así como por parte del recurso humano vinculado a ésta:

a. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita otorgada por el Responsable, dirigida al Titular de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de las políticas de Tratamiento de la información, su aplicabilidad, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. 

b. Autorización del Titular: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento de su información personal. Dicha autorización deberá ser obtenida y preservada por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 

c. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, sea ésta automatizada o no.

d. Dato Personal: Cualquier pieza de información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables bien sean naturales o jurídicas. Los Datos Personales pueden ser Públicos, Semiprivados, Privados, Sensibles o estar referidos a niños y adolescentes. 

e. Dato Personal Privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada sólo interesa a su Titular.

f. Dato Personal Público: Calificado por la ley como tal, es aquel dato que no tiene la calidad de ser un Dato Privado, Semiprivado o Sensible. Es un dato no sujeto a reserva, que puede estar contenido en documentos y registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva; así como los relativos al estado civil de las personas y a la profesión u oficio de estas. 

g. Dato Personal Semiprivado: Información que no tiene naturaleza íntima, reservada o pública y su conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a un sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

h. Dato Personal Sensible: Es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares y/o fotos o videos tratados con técnicas biométricas). 

i. Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

j. Grupos de Interés: Personas naturales o jurídicas que, con ocasión de su actividad económica, laboral, comercial, o de su interés en adquirir o contratar algún servicio o producto, tienen o han tenido alguna relación con ésta, a partir de la cual han suministrado Datos Personales.  Nuestros Grupos de Interés son usuarios del servicio, talento humano, proveedores y en general terceros con los cuales CIENCUADRAS tenga alguna relación.

k. Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de la persona o personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales y/o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley. 

l. Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 

m. Titular: Es la persona natural o jurídica cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento. 

n. Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Puede ser de alcance nacional o internacional. 

o. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro (Transmisión nacional) o fuera de Colombia (Transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

p. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones efectuadas sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

q. Usuarios del servicio: Personas naturales o jurídicas que pueden adquirir  o no un producto o servicio ofrecido por La Compañía y utilizan las herramientas, canales o servicios de la misma.

3. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN RICHNESTT S.A.

En el desarrollo de su gestión como Responsable del Tratamiento, CIENCUADRAS aplicará los siguientes principios específicos, los cuales constituyen las reglas básicas a seguir en la recolección, manejo, uso, Tratamiento, almacenamiento y legítima circulación, de Datos Personales:

a. Principio de acceso y circulación restringida. De acuerdo con las disposiciones legales, los datos recolectados, conocidos o recibidos por CIENCUADRAS en el desarrollo de su gestión, serán protegidos de accesos no autorizados por el Titular o por la ley.

Los Datos Personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. 

CIENCUADRAS no garantiza que no pueda haber alguna afectación en la información producto de ataques, accesos fraudulentos o malintencionados, pero se compromete a establecer medidas de seguridad robustas acorde con la naturaleza de los datos, su nivel de riesgo y de impacto en la privacidad de las personas.

b. Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales, que no tengan la naturaleza de Públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.

CIENCUADRAS se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros que no estén autorizados y no cumplan con los procedimientos internos de La Compañía, la información personal, suministrada por los Titulares. 

Todas las personas de CIENCUADRAS que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de Bases de Datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 

c. Principio de finalidad. El Tratamiento de Datos Personales que CIENCUADRAS realiza, obedece a la(s) finalidad(es) legítima(s) e informada(s), garantiza así mismo el derecho a la autodeterminación informática de los Titulares que suministran datos de carácter personal. 

d. Principio de legalidad. El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las complementen, modifiquen o deroguen. 

e. Principio de libertad. CIENCUADRAS garantizará que siempre informará de manera clara y suficiente a los Titulares de los Datos para que éstos de manera libre puedan definir si acepta o no las finalidades del Tratamiento. 

f. Principio de seguridad. CIENCUADRAS tanto en su calidad de Responsable como de Encargado del Tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

g. Principio de transparencia. CIENCUADRAS garantiza a las personas naturales Titulares de Datos Personales, que podrán obtener en cualquier momento, sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en sus bases de datos bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Así también, revelará todos los Tratamientos que contemple hacer respecto de la información recolectada, para que el Titular pueda autorizar o no la ejecución de estos. 

h. Principio de veracidad o calidad. La veracidad y calidad de los Datos Personales que hayan sido suministrados debe ser garantizada por cada uno de los Titulares de estos, CIENCUADRAS velará por que los Titulares puedan actualizar sus datos de manera sencilla y segura, de tal manera que la información que repose en las Bases de Datos sea de una alta calidad.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

CIENCUADRAS se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales. Para lo cual se establece el procedimiento que fija los canales de atención de las consultas y Reclamos y los parámetros de seguridad necesarios para establecer plenamente la identidad del Titular y evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato. 

b. Obtener copia de la autorización otorgada por éstos en calidad de Titulares de los datos. 

c. Conocer el uso que CIENCUADRAS ha dado a los Datos Personales del Titular. 

d. Suprimir el Dato Personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento por parte de CIENCUADRAS se ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución o a la ley 1581 de 2012. 

e. En ningún caso el Titular del dato podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la Base de Datos o archivo del Responsable o Encargado. 

f. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley ante la Superintendencia de Industria y Comercio. CIENCUADRAS en cumplimiento de las normas sobre protección de Datos Personales, señala en la sección 7. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, QUEJAS O RECLAMOS de esta política el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

5.1 TRATAMIENTOS

En CIENCUADRAS tratamos sus Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, es por eso que La Compañía velará por el correcto uso de sus Datos Personales con el fin de facilitar la prestación de los servicios ofrecidos, así como de las relaciones contractuales establecidas, y poder ofrecerle a nuestros Grupos de interés la mejor experiencia en la interacción con nuestros productos y servicios.

En desarrollo de su objeto social trata información proveniente de usuarios del servicio, talento humano, proveedores y en general terceras personas naturales.

CIENCUADRAS realiza actividades de Tratamiento especialmente enfocadas en:

a. La recolección de datos de usuarios del servicio, talento humano, proveedores y en general terceros para el registro en la plataforma digital, así como la información de funcionarios y proveedores es recolectada para el desarrollo de la relación laboral y contractual, respectivamente y para el perfeccionamiento de las demás relaciones contractuales con las demás personas que conforman sus Grupos de interés. Esta información puede ser recolectada directamente del Titular de la información y en algunos casos recolectada a través de sus redes sociales e información pública.

b. El almacenamiento de la información generada en desarrollo de la relación establecidas entre CIENCUADRAS y sus Grupos de interés a través de sus canales, así como la derivada de sus contratos laborales, de prestación de servicios, y demás requeridos para el desarrollo de su objeto social y el Tratamiento de la información se puede hacer en Colombia o en otros países considerados seguros en el tratamiento de datos.

5.2 FINALIDADES

A continuación, se enuncian las finalidades del Tratamiento de Datos Personales:

5.2.1 Finalidades previstas para los datos obtenidos de los Usuarios del servicio

a. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial lo cual incluye consulta en fuentes públicas, privadas que actúen de manera legítima y validación de referencias personales y comerciales. Este fin puede implicar obtener información biométrica como imágenes, voz, reconocimiento facial y firma digital.  Los datos aquí referidos se consideran sensibles y en tal razón se le informa que su respuesta es facultativa, al tiempo que se le indica que por la naturaleza de los servicios se hacen indispensables. 

b. Acceder y recibir los servicios ofrecidos por CIENCUADRAS y/o aliados con los que se tenga convenio. 

c. Desarrollar las actividades propias de los contratos celebrados, entre ellas el envío de información relevante para su vinculación, ejecución y terminación.

d. Realizar la publicación de inmuebles para venta o arriendo, así como la prestación de los diferentes servicios que sean adquiridos por ellos mismos.  

e.  Informar y comunicar sobre la disponibilidad de inmuebles, productos y/o servicios ofrecidos por la plataforma digital, y demás información relacionada con los mismos.

f. LLevar registros contables. Así como, provisionar y efectuar el pago de los servicios prestados.

g. Realizar encuestas de satisfacción de servicios prestados a través de las plataformas. 

h. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de CIENCUADRAS.

i. Facilitar o tramitar el pago de los servicios que generan un cobro a través de pasarelas de pago de alta calidad.

j. Enviar al correo físico o electrónico, al celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información sobre los servicios que presta, los eventos que programe CIENCUADRAS, información comercial y/o publicitaria relacionada con el servicio que ofrece, lanzamientos y novedades, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar e informar. 

k. Desarrollar alianzas con terceros que permitan enriquecer la oferta de servicios, preservando la confidencialidad de los Datos Sensibles, por lo cual solamente se compartirán para este fin los datos de gustos, preferencias y datos de contacto necesarios. 

l. Transmitir los datos personales dentro o fuera del país a terceros con los cuales CIENCUADRAS haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregárselos para el cumplimiento del objeto contractual.

m. Compartir la información de contacto con las empresas que integran el Grupo Empresarial Bolívar cuyo listado está disponible en la plataforma digital www.grupobolivar.com, opción "Nuestras Compañías" y así recibir ofertas de productos y servicios a través de los datos de contacto que ha suministrado, que le puedan resultar de interés, en especial financieros, de seguros, valores, inmobiliarios, hoteleros y editoriales. Así como para ser invitado (a) a actividades y eventos o para dar trámite a solicitudes realizadas por el portal y que sean tramitadas o solucionadas por alguna de las compañías del grupo.

n. Realizar estudios con fines estadísticos y de conocimiento del usuario del servicio. 

o. CIENCUADRAS utiliza en el funcionamiento de su sitio web cookies, aplicaciones y funcionalidades de distinto tipo para personalizar la experiencia de los usuarios del servicio, identificando sus preferencias y búsquedas. En algunos casos, estas aplicaciones se descargan automáticamente en los dispositivos desde los que accedan los usuarios; quienes tendrán la libertad de borrarlas en cualquier momento.

p. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, que sean comunicadas a los Titulares al momento de la recolección de los Datos Personales y autorizadas por éstos. 

5.2.2 Finalidades previstas para los datos obtenidos de los proveedores personas naturales

a. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores. 

b. Desarrollar las actividades propias de los contratos celebrados, entre ellas el envío de información relevante para celebrar el contrato, ejecución y terminación de este. 

c. Informar acerca de los requisitos y trámites propios y conexos a su actividad de prestación de servicios. 

d. Constatar y recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los Titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés. 

e. Llevar registros contables. Así como, provisionar y efectuar el pago de los servicios prestados. 

f. Compartir información de contacto con las empresas que integran el Grupo Empresarial Bolívar para validar las referencias, calidad, desempeño y para hacerlo partícipe de procesos de selección de proveedores por parte de éstas. 

g. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos personales y autorizadas por éstos.

5.2.3 Finalidades previstas para los datos obtenidos de los candidatos, y empleados

En relación con los candidatos:

a. La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que CIENCUADRAS los evalúe y se forme una opinión sobre las calidades de la persona. Así como, para adelantar todo el proceso de selección, lo que incluye práctica de pruebas, y demás requisitos establecidos para poder ser vinculado.

b. La información recolectada durante el proceso servirá para validar si la persona cumple con los requisitos establecidos por CIENCUADRAS para ser vinculado.

c. Los datos de contacto se utilizarán para comunicarle los avances del proceso.

d. En aquellos casos en que el candidato no resulte elegido se le informará oportunamente y los datos que haya suministrado serán eliminados de la Base de Datos, salvo que el candidato manifieste su interés en permanecer en la misma para ser considerado en futuros procesos. 

e. Así mismo, esta información podrá ser compartida con las demás empresas y entidades que integran el Grupo Bolívar buscando que el perfil del candidato sea conocido por éstas y tenga mayores posibilidades de ser vinculado a nivel de la organización.

En relación con los empleados:

a. Desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos durante su vinculación y de manera posterior a ello, si se requiere. 

b. Hacerles partícipes de las actividades de bienestar previstas por CIENCUADRAS, siendo posible que se deba solicitar información Sensible o datos de menores de edad y de su grupo familiar, con el fin de hacerlos partícipes de los beneficios previstos debido a su vínculo con el empleado, invitarlos a actividades institucionales y cumplir con la normatividad en materia laboral. El suministro de la información Sensible es de carácter facultativo; y la de los menores de edad solamente podrá ser suministrada por sus representantes legales atendiendo al interés superior del menor. 

c. Invitarlos a capacitaciones o eventos de la organización. 

d. Validar la información que ha suministrado para su vinculación. 

e. Control, seguimiento y cumplimiento de nuestras obligaciones como empleador y de las obligaciones a cargo de los empleados. 

f. Establecer acciones para implementar garantías de seguridad, protección, bienestar, centro de trabajo, condiciones de salud, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de empleados, control de exámenes médicos, estado de salud y condiciones del trabajador. 

g. Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y de las bases de datos creadas con fines de gestión de recurso humano. 

h. Llevar un historial de los empleados para la expedición de certificaciones. 

i. Llevar el control del pago de la nómina, así como de las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.

j. Conocer información personal con ánimo de contactar a familiares en caso de emergencias que se presenten en el ejercicio de las labores desarrolladas por el empleado. 

k. Efectuar el control de cumplimiento de horario laboral, así como el control de ingreso a las instalaciones para manejo de seguridad de los bienes de CIENCUADRAS y del personal, para lo cual se requieren los datos biométricos como imagen de los empleados (videovigilancia). 

l. Adelantar las labores de monitoreo y auditoría de los equipos y dispositivos suministrados para el cumplimiento de sus funciones, así como del uso que hagan de las redes, plataformas y demás infraestructura física y tecnológica suministrada o puesta a su disposición por CIENCUADRAS. 

m. Realizar los registros contables, tributarios y demás requeridos por la ley. 

n. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos personales.

Ex empleados:

a. Los datos de los exempleados se conservan por un término que respete lo establecido en la ley, con el fin de procurar el suministro de información a sus Titulares, autoridades y entidades del sistema de seguridad social.

CIENCUADRAS podrá, en desarrollo de las finalidades señaladas, realizar el envío de mensajes cortos de texto (SMS), mensajes multimedia (MMS), correos electrónicos, correos físicos, realizar llamadas telefónicas, o la publicación de mensajes en redes sociales o medios digitales de comunicación creados o por crearse.

6. OBLIGACIONES

6.1 DEBERES DE RICHNESTT S.A. COMO RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

En todo momento CIENCUADRAS, en su condición de Responsable de la información, conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los Datos Personales de los Titulares, toda vez que los mismos son de propiedad de las personas a las que se refieren y por tanto sólo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. La Compañía solamente hará uso de los Datos Personales para las finalidades expresadas por ésta al Titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de los Datos Personales. A continuación, se presentan los deberes que le corresponden en función del Tratamiento que haga de la información que reposa en sus Bases de Datos.

a. Obtener y utilizar los Datos Personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto y para atender en debida forma la relación que establezca con el Titular del dato, de modo que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos. Tales Datos Personales corresponden a usuarios del servicio, talento humano, proveedores y en general terceras personas naturales o con las que CIENCUADRAS se relaciona.

b. Al solicitar la autorización requerida al Titular de los Datos Personales, CIENCUADRAS:

1. Informará de manera clara y suficiente a los Titulares de la información sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

2. Será explícita en informar cuando se solicite el suministro de Datos Personales Sensibles, e informará acerca del carácter facultativo de su entrega. 

3. Obtendrá la Autorización de forma previa al Tratamiento de los Datos Personales, a más tardar al momento de la recolección de tal información.

c. Garantizar al Usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales.

d. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales.

e. Obtener nueva autorización por parte del Titular, en los eventos en que CIENCUADRAS requiera utilizar Datos Personales con una finalidad distinta a la previamente informada a su Titular y autorizada por éste.

f. Adoptar e incorporar a sus procesos, los mecanismos para que los Titulares de los Datos Personales a los que da Tratamiento, puedan conocer, consultar, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como puedan ejercer sus derechos para revocar la autorización, cuando sea procedente, todo de acuerdo con los términos señalados en la presente Política.

g. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos señalados en esta Política.

h.  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i.  Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales que está autorizado a suministrar a terceros.

j.  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

k.  Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.

l.  Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

m. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular.

n. Velar por la confidencialidad de los Datos Personales. Para lo cual, entre otras medidas, capacitará a su propio personal y exigirá a los terceros Encargados (proveedores o contratistas) que deban acceder a la información almacenada que cuenten con medidas efectivas para velar por su seguridad, confidencialidad y capaciten al personal a cargo del Tratamiento, para que en todo momento se sujeten a la finalidad del encargo y a las políticas y normas vigentes.

o.  Informar a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los Datos Personales, en particular cuando ocurran incidentes de seguridad.

p. Conservar los archivos o bases de datos que contengan Datos Personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o permita. La vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de CIENCUADRAS y al cumplimiento efectivo del principio de necesidad y razonabilidad.

En consecuencia, el período mínimo de conservación de los Datos Personales del Titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta, o aquel que sea requerido para que CIENCUADRAS cumpla con sus obligaciones legales o contractuales.

q. Velar porque, si hay lugar a ello de acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente, se haga el registro de las bases de datos que contengan Datos Personales objeto de Tratamiento por su parte.

r. Garantizar la implementación para que las políticas y procedimientos previstos por CIENCUADRAS en esta Política sean divulgadas entre sus Grupos de interés, así como sus futuras modificaciones.

s. Ajustar los procedimientos de tal forma que las consultas o Reclamos de los Titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. La Compañía velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o Reclamos.

CIENCUADRAS es consciente de su responsabilidad y expresa su compromiso de velar por la adecuada implementación y supervisión de estas políticas.

6.2 DEBERES DE RICHNESTT S.A. COMO ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN

En aquellos eventos en que CIENCUADRAS realiza el Tratamiento de datos en nombre de otra persona, entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir con los siguientes deberes:

a. Verificar que el Responsable del Tratamiento esté autorizado para suministrar a CIENCUADRAS los Datos Personales que tratará como Encargado. 

b. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 

e. Tramitar las consultas y los Reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.

f. Dar el trámite correspondiente a las consultas y Reclamos por parte de los Titulares de conformidad con lo establecido en la ley y en estas Políticas. 

g. Registrar en la Base de Datos la leyenda "Reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley. 

h. Insertar en la Base de Datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal. 

i. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

j. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

k. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el usuario o facultadas por la ley para dicho efecto.

l. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Usuarios del servicio, en los términos establecidos por ésta.

m. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.3 AUTORIZACIONES

6.3.1 Autorización

En concordancia con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, la recolección, el almacenamiento y el uso de Datos Personales por parte de CIENCUADRAS debe contar con la Autorización del Titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que La Compañía lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

CIENCUADRAS dispondrá en cada uno de sus canales físicos o digitales un espacio para hacer pública La Política de Tratamiento de Datos Personales, y sus Grupos de interés deberán leerla y aceptarla para poder iniciar el vínculo y el consiguiente Tratamiento de sus Datos Personales. Cuando haya lugar a solicitarla de manera escrita o por otro medio diferente del virtual, el texto o guión que se utilice incluirá:

1. El Tratamiento al cual son sometidos los Datos Personales y la finalidad de estos. 

2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre Datos Sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. 

3. Los derechos que le asisten como Titular. 

4. La identificación, dirección electrónica y/o teléfono del Responsable del Tratamiento. 

5. La forma de Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.

6.3.2 Excepciones a la autorización

CIENCUADRAS para el Tratamiento de Datos Personales, requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular de estos, excepto en los siguientes casos autorizados por la ley 1581 de 2012:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza pública. 

3. Casos de urgencia médica o sanitaria. 

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6.3.3 Autorización para el tratamiento de datos sensibles

Cuando haya lugar a dicho Tratamiento, CIENCUADRAS deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 

2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de Dato Personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son Sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

3. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles. Si éste no desea hacerlo y los datos corresponden o se requieren para acceder a las facilidades o servicios de la plataforma digitales, se entenderá que el Titular que manifiesta su negativa no está dispuesto a suscribirse y en consecuencia no se conservará ningún dato de éste.

En cumplimiento de la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales, al interior de CIENCUADRAS se prohíbe el Tratamiento de Datos Sensibles, excepto cuando:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 

2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. 

3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la Autorización del Titular. 

4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

6.3.4 Medios para obtener y otorgar la autorización

CIENCUADRAS, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, obtendrá de manera previa al Tratamiento de los Datos Personales, la autorización de los Titulares o de quienes se encuentren legitimados para ello a través de diferentes mecanismos como: formato de autorización para la recolección y Tratamiento de Datos Personales, a través de correo electrónico, plataforma digital, mensaje de datos o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada.

6.3.5 Prueba de la autorización

Respetando los derechos de los Titulares, CIENCUADRAS pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el Tratamiento de sus Datos Personales.

6.4 MEDIDAS DE SEGURIDAD

CIENCUADRAS manejará la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, QUEJAS O RECLAMOS

7.1 CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

CIENCUADRAS ha dispuesto canales para garantizar el ejercicio de los derechos del Titular, éstos podrán ejercer sus derechos en el correo electrónico: cliente@ciencuadras.com.

7.2 PROCEDIMIENTOS

7.2.1 Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos de CIENCUADRAS. El Responsable del Tratamiento o Encargado deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta, queja o Reclamo elevado por un Titular deberá, en todos los casos, presentarse por escrito y deberá contener, como mínimo, los siguientes puntos:

1. Identificación completa (nombre, dirección de notificación, documento de identificación). 

2. Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/Reclamo. 

3. Documentos soporte a los hechos. 

4. Vía por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/Reclamo.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta en CIENCUADRAS, bien sea que se haya efectuado a través del canal físico o electrónico atrás establecido. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.

7.2.2 Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un Reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El Reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CIENCUADRAS, ya sea por medio físico o digital en los canales definidos anteriormente con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el Reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del Reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de este.

2. En caso de que La Compañía no sea competente para resolver el Reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

3. Una vez recibido el Reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "Reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el Reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el Reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el Reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2.3 Petición de actualización y/o rectificación:

CIENCUADRAS, rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados para la formulación de un Reclamo, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por La Compañía, indicando la actualización y/o rectificación deseada del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

7.2.4 Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el Tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

El Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a CIENCUADRAS, la supresión o eliminación de sus Datos Personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. 

2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos. 

3. Se haya cumplido el tiempo necesario para los fines por los cuales fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por CIENCUADRAS.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto La Compañía, podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los Datos Personales cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

7.2.5 Requisito de procedibilidad:

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante CIENCUADRAS.

8. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

8.1 MODIFICACIÓN

CIENCUADRAS se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento; sin embargo, cualquier modificación sustancial o material será comunicada de forma oportuna a los Titulares de los Datos Personales a través de cualquiera de los siguientes canales: envío de mensajes cortos de texto (SMS), mensajes multimedia (MMS), correos electrónicos, faxes, correos físicos, llamadas telefónicas, o publicación de mensaje en redes sociales o medios digitales de comunicación creados o por crearse, con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. Las demás modificaciones serán informadas al tiempo de su implementación.

En el evento que un Titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y no exista una causa legal o contractual que impida la revocación, podrá solicitar a CIENCUADRAS el retiro de su información a través de los canales indicados en la presente Política.

8.2 VIGENCIA

Esta versión del Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales entró en vigor a partir de su publicación y su última actualización fue realizada y aprobada en el mes de Diciembre de 2020.

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